Рассказ о профессии: Секретарь

Как это называется?

Перечисленные названия кроме, может, секретаря-машинистки и просторечного «секретарша» актуальны и сегодня.

Википедия гласит, что слово «секретарь» происходит от латинского secretarius, в основе которого лежит латинское слово secreto, означающее «отдельно, особо, тайно». Возможно, раньше секретарь был доверенным лицом большого человека и целого сообщества, хранил тайны и ценные бумаги. И сегодня это занятие сохраняет прежние черты, охватывая позиции от младшего работника при боссе до секретаря партии, религиозного ордена, госсекретаря.

Единственное отличие — сегодня работу секретарей в офисах выполняют только женщины.

Слово «референт» образовалось от латинского referens, referentis — относящий, сопоставляющий, воспроизводящий. То есть это человек, работающий с информацией: сортирующий ее, сравнивающий, обобщающий и сообщающий потребителю. Это работа «не чисто» секретарская, скорее, кабинетная, и ее делают как женщины, так и мужчины.

Какие бывают секретари?

Каков бы ни был набор обязанностей современного секретаря или секретаря-референта или личного помощника, суть одна — быть при руководителе и выполнять работу по организации его труда, коммуникации с коллегами и другими организациями.

Функция, особенно важная в работе секретаря приемной — барьерная и селективная: не пропускать звонки и посетителей, которые поступили не вовремя или не по адресу. Еще нужно отобрать из потока звонков и писем нужную и важную информацию, понять, важен ли этот звонок или посетитель настолько, чтобы прервать ход работы руководителя, даже если он просил не беспокоить.

Функция личного помощника заключается в организации работы руководителя: его поездок, встреч, совещаний. Тут секретарь выступает как менеджер, способный связать нити разных дел и развязать узел проблем.

Нередко на секретаря проецируется власть его руководителя. Работник организации понимает, что если ему позвонил секретарь первого лица с какой-нибудь просьбой, то он воспринимает это как поручение самого руководителя. «Звонок из приемной» — это очень важный звонок!

Секретари бывают оторванными от жизни коллектива в силу того, что с ними предпочитают не общаться из-за их близости к начальству, или из-за того, что приемная расположена в отдаленной и нередко закрытой зоне организации. Поэтому они чаще всего общаются с теми, кто приходит в приемную. Как правило, это непосредственные подчиненные первого лица, то есть руководители достаточно высокого ранга, и приглашенные лица (партнеры, чиновники и пр.).

Из-за этого рядовые работники нередко воспринимают секретарей как некую касту, близкую к слою высшего руководства. Да и секретарь тоже проникается гордостью оттого, что его слушаются такие руководители. Все это также создает барьер в общении.

Но бывает и так, что, ожидая в приемной приглашения руководителя, общаешься с секретарем. Ей интересно знать все — чем живет коллектив, что нового, что сегодня надели девушки из NN отдела, когда очередной выезд на природу и т. п. А некоторые секретари находят любую возможность вырваться из приемной, чтобы забежать к подругам в отделы.

Какими качествами надо обладать?

В первую очередь, это коммуникативность: умение строить отношения с любыми людьми, независимо от их ранга и настроения.

Во-вторых, это стрессоустойчивость. Она необходима в двух случаях: когда надо делать много дел одновременно, причем срочно, и тогда, когда начальник не в духе или просто резок и тверд, что может восприниматься как агрессивное поведение.

Был свидетелем одного эмоционального срыва молоденькой секретарши заместителя министра. Тот вышел в приемную и сказал, что согласен на предложение того, кто сейчас позвонил, о чем просил ему сообщить. И ушел к себе. Девушка в слезы. Но рядом был куратор — ее опытная и хладнокровная сменщица. Она спокойно и быстро показала той, как справляться с подобными ситуациями: обзвони секретарей тех организаций, из которых были звонки за последний час, спроси их, в чем суть просьб, которые поступали раньше. Так был найден нужный контакт.

В-третьих, способности к анализу, обобщению и передаче информации, что составляет компетенцию референта: выбрать из потока или объема накопленной информации нужную, сделать обобщения, «выжимки» и грамотно преподнести.

Так, референты государственных чиновников нередко составляют для руководителей записки объемом не более одной страницы, которая должна вместить обзор проблемы, ее источник, мнения экспертов и возможные пути ее решения. Такая лаконичная записка основывается на томах информации об отраслях, статистических данных об экономике, производстве и пр.

В-четвертых, самоорганизация. Как можно организовать труд руководителя, если навык не выработан в отношении собственной жизни?

Где этому научат?

Сегодня уже не встретишь ни училищ, ни техникумов, которые раньше готовили по этой специальности. Да и зачем? Сегодня в секретари берут, как правило, выпускников вузов.

В этом есть резон: управление становится сложным, секретарь уже не перепечатывает рукописи, он вникает в информационные цепочки работы предприятия, в организационные схемы и даже в бизнес-процессы. Это надо для того, чтобы эффективно решать задачи по управлению связями и информацией руководителя с подчиненными. То есть, вести протоколы совещаний, вычленять из них поручения для подчиненных, понимать, как определить точки контроля, наконец, понимать — кому позвонить, чтобы решить задачу, и т. д.

Но нужно знать офисные программы, но не только почтовую программу и текстовый редактор, а и электронные таблицы для составления цифровых отчетов. И здесь нужны соответствующие курсы.

В современных организациях используют и корпоративные программы. Обращаться с ними учат «по ходу дела» опытные работники.

Для компаний, ведущих деятельность с зарубежными партнёрами, понадобится хорошее знание разговорного иностранного языка, да еще и со специальной лексикой по профилю работы организации. Для такой работы бывает достаточно пройти курсы, но некоторые работодатели предпочитают брать на работу выпускника языкового вуза.

Профессионального секретаря от непрофессионального отличают две вещи: умение печатать вслепую и стенографическая запись. Причем, для специалиста с иностранным языком — это все надо уметь делать на иностранном языке.

Ладно, хотя бы слепая печать на русском языке — уже хорошая компетенция.

Каковы карьерные перспективы?

Считается, что должность секретаря — первая ступенька в карьере молодой девушки. Считается также, что, поработав секретарем у руководителя, легче сделать карьеру, например, по своей специальности.

Тут нередко встречаются трудности. Мало кто согласится взять на работу зрелого, но неопытного в своей профессии работника, но мало кто откажется, если об этом попросило первое лицо. Однако при этом сохраняется настороженное к бывшему секретарю отношение. Вот и приходится секретарю после нескольких лет работы увольняться и начинать все с начала в другой организации.

Но настоящая карьера секретаря-референта — это продвижение по службе в этой должности. Конечно, не обязательно в этой организации, а переходя из одной в другую, меняя масштаб ее деятельности и ее руководителя. Таких секретарей — дам зрелого возраста — можно видеть в государственных органах высшей власти.

Написать комментарий

Прикрепить файл
Вы можете прикрепить к сообщению не более пяти файлов (текст, видео, аудио), объемом не больше 5Мб каждый.

КомментарииКомментариев: 0